Att välja en designbyrå är ett viktigt och avgörande beslut. Att inte investera tid och bygga in samarbete i processen kan leda till dyra misstag. Vi har skapat en guide för att förenkla er urvalsprocess till framgångsrika partnerskap!

BILD

Att välja rätt designbyrå kan både vara svårt och ta tid, eftersom det är mycket som ska stämma överens mellan er och byrån ni väljer. Det kan också vara svårt att veta vad man egentligen ska kolla efter och hur man ska veta att man valt rätt byrå. Många företag investerar inte rätt resurser eller genomför sök- och utvärderingsprocessen på ett sätt som maximerar chansen till framgång. Vi ska ge er våra bästa tips för att hjälpa till på traven med att hitta rätt designbyrå för just era behov!

Introduktion

Alltför ofta är urvalsprocessen kort på affärsinsikt och möjlighet till samarbete, och lång på checklistor med krav och enkelriktade direktiv som erbjuder knappa möjligheter för rätt partner att briljera. I slutändan, på grund av denna brist på en öppen, konversationskontrollprocess, kan en byrå väljas ut utan att en organisation någonsin verkligen får en känsla av hur det är att arbeta med dem. De upptäcker först, när de väl kommit ombord, att den valda byrån inte passar dem. Sedan börjar den långa sökprocessen på nytt, nu i kombination med den svåra processen att extrahera den sittande partnern och ta in en ny. Men det finns ett bättre sätt. Ett samarbetande, konversationssätt för en byråsökning ger bättre resultat. Stegen som beskrivs i figur 1 kommer att öka din sannolikhet att hitta rätt partner och säkerställa ömsesidig framgång.

Figur 1. En samarbetsbaserad, konversationsstrategi för designbyråsökning:

1. Innan ni påbörjar er sökning så rekommenderar vi att ni tar ett möte med alla personer som kommer vara involverade för att kolla så alla är på samma bana i vad ni söker hos en designbyrå.
2. Pitcha designbyrån innan de pitchar er! Få dem intresserade och exalterade att jobba med er.
3. Fokusera bara på marknadsproblemet när ni skriver er RFP(Request for proposal), fokusera inte på lösningen. Det är designbyråns jobb!
4. Gör tid för briefings och sammanfattningar, så att ni faktiskt kan förstå arbetet som designbyrån gör.

Analys

Applikationsledare står inför en allt mer komplex digital värld, som att fokusera på digital innovation, kundupplevelse, användarupplevelse och framväxande teknologier. En byråsökning kommer sannolikt också att påverka andra delar av verksamheten som IT, försäljning eller service. Det är viktigt att samordna sig med dessa team i förväg för att identifiera:

■ Produktvision, eftersträvade affärsresultat och eventuella begränsningar
■ Tidslinjer
■ Budget
■ Tekniska överväganden
■ En gemensam vision om hur rätt designbyrå ser ut

En stor källa till frustration under pitchprocessen är när flera intressenter eller branscher har olika ambitioner och olika syn på var verksamheten behöver hjälp. Denna felinställning kan också uppstå inom branscher eller produktteam. Applikationsledare som representerar olika produkter men har i uppdrag att välja samma designbyrå, kan ha olika mål och olika syn på den optimala mixen av kompetens. Detta gäller särskilt om produkterna eller tjänsterna riktar sig till olika målgrupper och varje intressent söker en byråpartner med en djup förståelse för sin publik.Denna friktion gör det svårt att lägga fram en välgjord strategisk RFI/RFP. Vissa organisationers inköpsteam är, när de är vana vid att arbeta med råvaruleverantörer, inte väl rustade för att förstå nyanserna av att välja en kreativ partner som en designbyrå. Vi ser också en koppling mellan produktteam och intressenter där specifika produktteams behov och förväntningar inte förmedlas korrekt till den potentiella byrån.

Även om det är viktigt att nyckelintressenter är representerade i din sökkommitté, så ska man inte överdriva det. En stor urvalskommitté kommer att sakta ner processen och späda på allas fokus, inklusive den potentiella byråns. Att ha en gruppmedlem från varje team, med applikationsledaren i beslutsfattande roll, är vettigt för de flesta organisationer. Detta interna samarbete bör förstärkas under hela byråvals-processen. Schemalägg veckovisa incheckningar. Om du använder ett styrkort under de sista pitch-presentationerna, se till att alla förstår poängkriterierna och viktningen och hur poängsatta element stämmer överens med målen. Omgruppera omedelbart efter varje kandidatinteraktion för att dela feedback medan den är ny.

4 viktiga steg i er analys:

• Företagets bakgrund: Ledare i företag tillhandahåller ofta en begränsad, vanlig bakgrund för sin verksamhet, med begränsad transparens. Det här är ett misstag. Var specifik om dina affärsutmaningar och entusiastisk över de möjligheter du ser. Vad är det som skiljer produkten eller tjänsten du erbjuder? Vilken unik historia har ditt företag och vilka spännande platser är det på väg i framtiden? Hur är din kultur? Med andra ord, förklara varför en byrå bör ta chansen att arbeta med dig.
• Vad ni söker: Ge en kort beskrivning av vilken typ av tjänster du letar efter och vilken roll personerna i din organisation kommer att spela. Behöver du en fullservice digital byrå eller produktdesignbyrå för att hantera allt från UX-design och innehållsdesign till utveckling av presentationslagerkod och lansering av marknadsföring? Om den initiala omfattningen är begränsad, se till att diskutera potentialen för en djupare relation och uppsättning tjänster i framtiden, eftersom detta kan locka byråer som söker strategiska framför projektbaserade engagemang. Det kan också hjälpa till att få uppmärksamhet från potentiella partners som annars skulle kunna tacka nej till ett projekt med lägre budget.
• Budget: Detta är den förväntade årliga budgeten för byråns tjänster. Att tillhandahålla en förväntad budget är avgörande för att byråpartner ska kunna avgöra om ditt företag representerar den rätta möjligheten för deras organisation. Det är bäst att vara rättfram och realistisk om din förväntade budget för att hitta rätt partner och undvika att de föreslår lösningar som inte är realistiska ekonomiskt. Om det inte är möjligt att tillhandahålla en definierad budget är det också fördelaktigt att tillhandahålla en budgetintervall.
• Timing: Alla förväntar sig att tidslinjerna kommer att ändras, men att tillhandahålla en översikt över ditt schema är viktigt för att potentiella partners ska kunna anpassa resurserna på ett lämpligt sätt. När vill du uppnå produktvisionen? Hur mycket tid kommer de att ha på sig att svara? Kommer det att finnas interimistiska steg, som genomgångar och arbetssessioner? När räknar du med att göra ditt slutgiltiga urval och när kommer arbetet att dra igång? När kommer den mer detaljerade anbudsförfrågan att distribueras?